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Die Organe einer S.A. sind die Hauptversammlung der Aktionäre und die Geschäftsführung (die auch als Verwaltungsrat organisiert sein kann, wie nachstehend beschrieben).
1. Die Hauptversammlung der Aktionäre
Die Hauptversammlung ist das oberste Verwaltungsorgan der S.A. Das Gesetz unterscheidet zwei Arten von Hauptversammlungen: die ordentliche und die außerordentliche Hauptversammlung. Darüber hinaus können sowohl die ordentliche als auch die außerordentliche Hauptversammlung als Generalversammlung abgehalten werden; dies wird nachstehend erläutert.
a) Die ordentliche Hauptversammlung
Form und Zeitpunkt der ordentlichen Hauptversammlung können in der Satzung festgelegt werden. In jedem Fall muss eine ordentliche Hauptversammlung jedoch in den ersten sechs Monaten eines Geschäftsjahres abgehalten werden, um die Geschäftsführung zu prüfen und gegebenenfalls den Abschluss für das vorhergehende Geschäftsjahr zu bestätigen sowie über die vorgeschlagene Verwendung der Vorjahresgewinne zu beschließen. Wird die ordentliche Hauptversammlung nicht innerhalb der gesetzlichen Frist abgehalten, so kann sie auf Antrag eines Aktionärs und nach Anhörung der Geschäftsführer von einem Gericht einberufen werden.
b) Die außerordentliche Hauptversammlung
Alle sonstigen Versammlungen der Aktionäre gelten als außerordentliche Hauptversammlungen. Eine außerordentliche Hauptversammlung kann einberufen werden:
- durch die Geschäftsführer der Gesellschaft, wenn sie dies als im Interesse der Gesellschaft erachten;
- durch die Geschäftsführer der Gesellschaft, wenn sie dazu von einer Gruppe von Aktionären aufgefordert werden, die zusammen mindestens 5 % des Grundkapitals vertreten. In diesem Fall müssen die Geschäftsführer die geforderte Hauptversammlung innerhalb von dreißig Tagen nach dem Datum einberufen, an dem ihnen die notarielle Aufforderung zu ihrer Einberufung zugegangen ist;
- durch ein Gericht, wenn die Geschäftsführer die genannte Aufforderung missachten.
c) Veranstaltungsort und Einberufung der Hauptversammlung
Sowohl die ordentlichen als auch die außerordentlichen Hauptversammlungen müssen in der Gemeinde abgehalten werden, in der sich der Sitz der Gesellschaft befindet. Eine spanische S.A. muss ihren Sitz in Spanien haben. Eine Generalversammlung (siehe unten) jedoch kann an jedem beliebigen Ort abgehalten werden.
Die formalen Anforderungen an die Einberufung einer Hauptversammlung im Hinblick auf Veröffentlichung und Einberufungsfrist sind für ordentliche und außerordentliche Hauptversammlungen gleich. Sämtliche Hauptversammlungen sind generell mindestens 15 Tage im Voraus durch eine Anzeige im Mitteilungsblatt des Handelsregisters und in einer verbreiteten Tageszeitung der Provinz einzuberufen, in der die Gesellschaft ihren Sitz hat.
d) Generalversammlungen
Unabhängig von der Art der Hauptversammlung (ordentliche oder außerordentliche Hauptversammlung) müssen die formalen Vorschriften für ihre Einberufung nicht eingehalten werden, wenn sämtliche Aktionäre anwesend sind und einstimmig die Abhaltung einer Hauptversammlung beschließen. Diese Versammlungen werden als Generalversammlungen bezeichnet.
e) Beschlussfähigkeit und Abstimmungsvorschriften
Die Beschlüsse der Hauptversammlung können generell mit einfacher Mehrheit verabschiedet werden, sofern die nachfolgend genannten Bedingungen für ihre Beschlussfähigkeit erfüllt werden.
Im Allgemeinen ist eine Hauptversammlung nach ihrer ersten Einberufung beschlussfähig, wenn die bei der Versammlung anwesenden oder vertretenen Aktionäre mindestens fünfundzwanzig Prozent (25 %) des stimmberechtigten Grundkapitals halten. Ist eine zweite Einberufung erforderlich (weil die erste Hauptversammlung nicht beschlussfähig war), dann gilt die Versammlung in jedem Fall als rechtmäßig einberufen, gleichgültig, wie viel Prozent des stimmberechtigten Grundkapitals die anwesenden oder vertretenen Aktionäre halten. Die Gesellschaftssatzung kann besondere Bestimmungen zur Einberufung und Beschlussfähigkeit der Hauptversammlungen enthalten; allerdings müssen diese besonderen Bestimmungen zur Beschlussfähigkeit wenigstens den genannten rechtlichen Vorschriften entsprechen.
Für bestimmte Angelegenheiten schreibt der Gesetzgeber ein besonderes Quorum vor, beispielsweise für die Ausgabe von Schuldverschreibungen, eine Kapitalerhöhung oder –herabsetzung, die Umwandlung, Fusion oder Ausgliederung der Gesellschaft sowie allgemein für Beschlüsse zur Änderung der Satzung. In diesen Fällen ist die Hauptversammlung nach ihrer ersten Einberufung beschlussfähig, wenn die anwesenden beziehungsweise vertretenen Aktionäre mindestens fünfzig Prozent (50 %) des gezeichneten stimmberechtigten Grundkapitals repräsentieren. Nach der zweiten Einberufung ist die Hauptversammlung beschlussfähig, wenn mindestens fünfundzwanzig Prozent (25 %) des stimmberechtigten Grundkapitals bei der Versammlung anwesend oder vertreten sind.
Ist für eine Hauptversammlung ein besonderes Quorum vorgeschrieben und repräsentieren die anwesenden beziehungsweise vertretenen Aktionäre bei der zweiten Einberufung weniger als fünfzig Prozent (50 %) des stimmberechtigten Grundkapitals, so legt eine besondere Abstimmungsvorschrift fest, dass eine rechtsgültige Beschlussfassung nur mit den Ja-Stimmen der Aktionäre möglich ist, die mindestens zwei Drittel des Grundkapitals besitzen, das auf der Versammlung anwesend oder vertreten ist.
f) Stellvertreter
Ein Aktionär kann bei einer Hauptversammlung durch eine beliebige Person vertreten werden, wobei diese nicht unbedingt Aktionärin der Gesellschaft sein muss, sofern dies in der Satzung nicht explizit vorgesehen ist. Die Vertretungsvollmacht muss schriftlich oder mit Hilfe von Fernkommunikationsmitteln erteilt werden und für jede Versammlung gesondert erfolgen.
Ein Aktionär kann seine Stimme per Post, E-Mail oder mit Hilfe anderer, in der Satzung vorgesehener Fernkommunikationsmittel abgeben und gilt dann als anwesend, wenn die Beschlussfähigkeit der Versammlung ermittelt wird.
Besondere Vorschriften gelten für die (öffentliche) Bewerbung um Stimmrechtsvollmachten der Aktionäre mit dem Zweck, in der Hauptversammlung abstimmen zu können. Dies wird angenommen, wenn eine Person mehr als drei Aktionäre vertritt.
2. Geschäftsführung
Die Geschäfte der S.A. werden von einem oder mehreren Geschäftsführer(n) geführt, die nicht die spanische Staatsangehörigkeit besitzen müssen. Die tatsächliche Form des Verwaltungsorgans - d.h. Verwaltungsrat, ein alleiniger Geschäftsführer, mehrere gesamtschuldnerisch haftende Geschäftsführer oder gemeinsame Geschäftsführer - ist in der Satzung festzulegen, kann jedoch jederzeit von der Hauptversammlung geändert werden.
Wird ein Verwaltungsrat gebildet, so muss dieser mindestens drei Mitglieder haben. Nach oben existiert keine gesetzliche Begrenzung.
Ein Geschäftsführer muss nur dann Aktionär der Gesellschaft sein, wenn dies explizit in der Satzung festgelegt ist.
Der Verwaltungsrat kann durch schriftliche Stimmabgabe gültige Beschlüsse verabschieden, ohne dass dafür ein Treffen stattzufinden braucht, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt werden.
Die Geschäftsführer einer S.A. werden durch die Hauptversammlung der Aktionäre bestellt. Minderheitsaktionäre haben ab bestimmten Beteiligungsquoten das Recht, anteilig im Verwaltungsrat repräsentiert zu werden.
Die Bestellung zum Geschäftsführer ist ab dem Zeitpunkt ihrer Annahme rechtswirksam und muss innerhalb einer vorgegebenen Frist beim Handelsregister eingetragen werden.
Die Amtszeit der Geschäftsführer bemisst sich nach der Satzung und ist auf höchstens fünf Jahre beschränkt. Allerdings können die Geschäftsführer unbegrenzt wieder gewählt werden.
Die Hauptversammlung kann die Geschäftsführer jederzeit abberufen.
In den folgenden Absätzen werden einige besondere Merkmale des Verwaltungsrats erläutert:
a) Befugnisse des Verwaltungsrats
- Der Verwaltungsrat ist das geschäftsführende Organ der Aktiengesellschaft.
- Der Verwaltungsrat vertritt die Gesellschaft gegenüber Dritten bei allen Handlungen im Rahmen ihres Gesellschaftszwecks. Die Gesellschaft ist sogar an Handlungen außerhalb ihres beim Handelsregister eingetragenen Gesellschaftszwecks gebunden, wenn eine dritte Partei gutgläubig und ohne grobes Verschulden gehandelt hat.
- Eine Beschränkung seiner Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam; dies gilt auch dann, wenn sie im Handelsregister eingetragen ist.
- Der Verwaltungsrat einer S.A. kann seine Aufgaben an einen oder mehrere geschäftsführende Direktoren beziehungsweise an einen Exekutivausschuss delegieren (allerdings ist der Verwaltungsrat nicht befugt, seine Rechenschaftspflicht sowie seine Verpflichtung zur Vorlage von Jahresabschlüssen bei der Hauptversammlung beziehungsweise die Vollmachten zu delegieren, die ihm von der Hauptversammlung erteilt wurden, wenn ihm dies nicht ausdrücklich von der Hauptversammlung genehmigt wurde).
b) Beschlussfassung des Verwaltungsrats
Die Beschlussfähigkeit des Verwaltungsrats bei einer Sitzung ist gegeben, wenn die Hälfte der Verwaltungsratsmitglieder und dazu ein weiteres Mitglied persönlich anwesend sind oder durch einen Stellvertreter repräsentiert werden.
c) Erforderliche Mehrheit für die Beschlussfassung
Die Beschlussfassung des Verwaltungsrats erfolgt:
- im Allgemeinen durch die absolute Mehrheit der (persönlich oder in Form eines Stellvertreters) anwesenden stimmberechtigten Verwaltungsratsmitglieder;
- in besonderen Fällen, wenn Befugnisse des Verwaltungsrats dauerhaft übertragen werden sollen, durch die Ja-Stimme von zwei Dritteln der Verwaltungsratsmitglieder. Diese Übertragung wird erst mit ihrer Eintragung im Handelsregister rechtswirksam.
d) Haftung der Geschäftsführer
Die Geschäftsführer sind verpflichtet, die Interessen der Gesellschaft in gutem Glauben zu vertreten, dieser gegenüber loyal zu sein und die Geheimhaltungspflicht zu erfüllen.
Die Geschäftsführer haften gegenüber der Gesellschaft, ihren Aktionären und Gläubigern für Schäden infolge von Handlungen, die rechtswidrig sind, gegen die Satzung verstoßen oder unter Verletzung ihrer Amtspflichten begangen wurden.
In diesen Fällen sind sämtliche Geschäftsführer gesamtschuldnerisch haftbar. Ein Geschäftsführer kann sich nur dann von der gesamtschuldnerischen Haftung freizeichnen, wenn er nachweist, dass er bei der Beschlussfassung und Durchführung nicht mitgewirkt oder dieser zumindest ausdrücklich widersprochen hat, beziehungsweise wenn er nachweisen kann, dass er von der Schaden verursachenden Handlung entweder nicht wusste oder aber sich nach besten Kräften darum bemüht hat, den Schaden zu mindern.
e) Vertretungsvollmachten
Neben den Vollmachten, die auf den Verwaltungsrat übertragen werden, kann jeder Person – unabhängig davon, ob diese Geschäftsführer ist oder nicht - Generalvollmacht erteilt werden. Dies ist in einer notariellen Vollmachtsurkunde zu dokumentieren, die beim Handelsregister eingetragen werden muss.
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