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Die Vorschriften zur Buchführung der spanischen Unternehmen finden sich im Handelsgesetzbuch, das alle spanischen Unternehmen zu einer ordentlichen und für ihre Geschäftsaktivitäten geeigneten Buchführung verpflichtet. Die Unternehmen müssen ein Inventarbuch, ein Bilanz sowie ein Journal führen, wobei dies vorbehaltlich spezieller Gesetze oder Vorschriften gilt.
Darüber hinaus sind die [Kapital-]Gesellschaften zur Führung eines oder mehrerer Protokollbücher verpflichtet, in die sämtliche Beschlüsse der Jahreshauptversammlungen und außerordentlichen Hauptversammlungen sowie anderer Kollektivorgane einzutragen sind.
Als formale Anforderung an die Geschäftsbücher legt das spanische Handelsgesetzbuch fest, dass die Unternehmen die gesetzlich vorgeschriebenen Bücher bei dem Handelsregister am Ort ihres Firmensitzes vorlegen müssen, damit diese vor ihrer Benutzung bestätigt und gestempelt werden können.
Die Buchungen können mithilfe jedes geeigneten Verfahrens auf separaten Bögen vorgenommen werden, die dann später folgerichtig zu den gesetzlichen Büchern gebunden werden. Diese sind innerhalb von vier Monaten nach Ende des Geschäftsjahres amtlich zu beglaubigen.
Die vorstehenden formalen Vorschriften gelten auch für Namensaktien, die Aktienregister von Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien sowie für die Gesellschafterregister der GmbHs. Alle diese Register können in elektronischer Form geführt werden.
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